Exporteren met de fulfilmentmodule

Om belopdrachten met een bepaalde (eind) status terug te leveren aan de opdrachtgever heeft CallPro via de Resource Explorer export functionaliteit via export definities. Hier kan je eenvoudig exportbestanden vormgeven door de te exporteren velden aan te wijzen, en te bepalen welke belopdrachten geëxporteerd moeten worden (filtering). De exportdefinitie wordt bewaard zodat deze telkens weer gebruikt kan worden. Het exporteren zelf is echter handwerk via de Resource Explorer, m.a.w. de export moet handmatig worden uitgevoerd voor iedere bellijst.
Naast deze export functionaliteit is het ook al lang mogelijk om belopdrachten geautomatiseerd te exporteren via de fulfilment module door een taak te maken die regelmatig (dagelijks, wekelijks, iedere maand) de export maakt en dan bijvoorbeeld rechtstreeks e-mailt naar de opdrachtgever.

Sinds kort kan is ook een combinatie mogelijk. Via een eenvoudig fulfilment script kan dan een export worden gemaakt die gebruik maakt van een bestaande exportdefinitie zoals die gemaakt is in de Resource Explorer. De export kan dan een standaard komma gescheiden bestand (csv) zijn, maar ook Excel bestand! Dit bestand kan vervolgens bijvoorbeeld direct verstuurd worden naar de opdrachtgever. Kortom, alle gebruiksgemak van de Resource Explorer voor het maken van een exportdefinitie zoals kolomkeuze en filter gecombineerd met de uitgebreide functionaliteit van de fulfilment module zoals bijvoorbeeld het automatisch e-mailen van de exportbestanden.

In deze blog laten we zien in een aantal stappen hoe je dit eenvoudig kan inrichten aan de hand van een voorbeeld.

Stap 1, maak, of kies een bestaande exportdefinitie via de Resource Explorer van CallPro zoals je dit gewend bent. Het exporttype is niet belangrijk voor deze export, laat deze op CSV staan. Onthoud de ID van de exportdefinitie. Deze is te vinden op het tabblad Algemeen (ID: …). Maak desgewenst een filter aan voor de export om te zorgen dat niet alle belopdrachten uit de bellijst worden geëxporteerd. Dit kan via het tabblad Geavanceerd.

Stap 2, maak een fulfilment module config file voor de export als volgt. Let op, dit is slechts een voorbeeld dat naar eigen wens aangepast kan worden. De verschillende secties van de config file zullen per sectie worden toegelicht.

<Settings>
<Version>2.0</Version>
<ConnectString>…</ConnectString>
<MailServer>…</MailServer>
<LoggingLevel>3</LoggingLevel>
<Query>
Standaard header van de configfile. Stel hier je connectiestring naar de database in, en de gegevens voor de email server voor het versturen van email.

<SQL Collection="INFO">
select 4436 as CLID, 518 as EXPID, 'voorbeeld' as Title
</SQL>
In deze query kiezen we de te gebruiken exportdefintie via de ID (zie eerder), alsmede de te exporteren bellijst. Ook via de ID. Daarnaast definiëren we nog een title die we gebruiken voor de bestandsnaam van de excel file en als email onderwerp.

<Query>
<SQL Collection="EXPCOL">select * from ExportDefs where ExportID=%INFO.EXPID%</SQL>
<Action Type="Resource" Collection="EXPORTDEF" Report="True">
<ResourceType>EXPORTDEF</ResourceType>
<ResourceID>%EXPCOL.EXPORTID%</ResourceID>
</Action>
In deze actie halen we de CallPro Export Resource, en plaatsen deze in de fulfilment collectie “EXPORTDEF”. Deze definitie is later nodig om de juiste parameters voor de export uit te halen zoals de te exporteren velden en het export filter voor de belopdrachten.

<Action Type="Export">
<Filter>%EXPORTDEF.FILTER%</Filter>
<CallListID>%INFO.CLID%</CallListID>
<ExportID>%EXPORTDEF.SYS_EXPORTID%</ExportID>
<Header>%EXPORTDEF.EXTERNAL%</Header>
<Detail>%EXPORTDEF.TEMPLATE%</Detail>
<OutputFile Type="excel">
%ENVIRONMENT.CURRENTDIRECTORY%\Output\%INFO.TITLE%-week-%SYS.DATE \DTyyyy-ww%.xlsx
</OutputFile>
</Action>
Nu alle informatie opgehaald is kunnen we een export actie starten. De export gaat in dit geval naar een excel bestand met de samengestelde naam “title”-week-“jaar-week”.xlsx. Let hierbij op het gebruik van de export resource collectie EXPORTDEF, zoals:

• EXPORTDEF.EXTERNAL, dit is de verzameling met te exporteren velden als externe veldnamen (kolomnamen) zoals gedefinieerd in de exportdefinitie
• EXPORTDEF.TEMPLATE, dit is de verzameling met interne veldnamen die de waarden gaan vormen in de excel file
• EXPORTDEF.FILTER, het filter waaraan de belopdrachten moeten voldoen.

De te exporteren bellijst wordt doorgegeven door de INFO.CLID zoals deze eerder is gedefinieerd in de configfile.

<Action Type="eMail">
<System>SMTP</System>
<From>backoffice@callcenter.nl</From>
<Recipient Type="TO">naam@customer.nl</Recipient>
<Subject MergeTwice="YES">
%INFO.TITLE% weekexport Excel d.d. %SYS.DATE \DTdd-MM-yyyy%
</Subject>
<Body Merge="YES" Source="FILE">
%ENVIRONMENT.CURRENTDIRECTORY%\Templates\%INFO.TITLE%.txt
</Body>
<Attachment Type="FILE">
%ENVIRONMENT.CURRENTDIRECTORY%\Output\%INFO.TITLE%-week-%SYS.DATE \DTyyyy-ww%.xlsx
</Attachment>
</Action>
deze laatste actie zal de gegenereerde xls file als een bijlage emailen naar de eindklant.

</Query>
</Query>
</Settings>
En het netjes afsluiten van de configfile.

Stap 3, tenslotte kunnen we deze config via de windows taskscheduler op gewenste tijden laten uitvoeren zodat bijvoorbeeld 1x per week de export plaatsvindt.

Uiteraard is deze config nog veel fraaier te maken door bijvoorbeeld te exporteren bellijsten en exportdefinities te halen uit bijvoorbeeld campagne variabelen zodat het toevoegen van een automatische excel export niks meer is dan het invullen van een aantal variabelen bij de campagne die ook geëxporteerd moet worden. De fulfilment hoeft dan 1x gemaakt en gescheduled te worden om deze daarna voor altijd te laten exporteren. Nieuwe campagnes en projecten worden dan toegevoegd aan de export via campagne variabelen in de Resource Explorer.

Als je meer wilt weten over het inrichten van automatische exports, of hulp wilt bij het inrichten neem dan contact met ons op.