Antwoordservice module

Antwoordservice module

Uw opdrachtgevers verwachten van u als contact center een professionele afhandeling van het beantwoorden van de telefoontjes van hun klanten. Zaken als een berichten service, het maken van afspraken en het opnemen van gesprekken dienen eenvoudig uitgevoerd te kunnen worden.

CallPro voorziet in al deze zaken met de Antwoordservice module. Uw opdrachtgevers worden als klant vastgelegd binnen de software. Zodra u een klant aanmaakt zal het systeem automatisch ingericht zijn voor de antwoordservice. Een binnenkomend gesprek wordt herkend en de instructies voor de Agent en het bijbehorende belscript worden automatisch op het scherm gezet.

Na het afronden van het gesprek wordt er afhankelijk van de notificatie instellingen automatisch een email of sms verstuurd naar de klant. Ook krijgt uw klant een login code voor de CallPro Portal met een eigen gepersonaliseerde Portal pagina waarmee inzage wordt gegeven in alle notities die zijn vastgelegd. Indien gespreksopnames zijn ingeschakeld kan uw klant de opnames van deze gesprekken online beluisteren. Bij elke notitie kan extra informatie worden vastgelegd en een kan vervolgstatus worden ingesteld voor de opvolging. Hiermee is uw klant optimaal voorzien van alle informatie die nodig is voor het opvolgen van de vastgelegde gesprekken.

Antwoordservice Proces

Het inbound call proces begint met het opvangen van de binnenkomende Call. CallPro zoekt vervolgens de klantinformatie op en opent het bijbehorende script. Vervolgens kan de Call Center agent de notitie vastleggen. De opdrachtgever (de klant) kan via de CallPro Portal zijn notities inkijken. Daarnaast is het mogelijk om de notities via Email of SMS naar de klant toe te sturen.
ScrAntwSrvcProces

 

Klant beheer

Als u voor iemand een antwoordservice wilt gaan inrichten dan dient u een klant aan te maken. De klant is de organisatie waarvoor u de antwoordservice gaat verrichten. In uw klantbeheer portal kunt u uw klanten vastleggen, per klant kunt u de contactpersonen vastleggen waarvoor u de gesprekken wilt aannemen.

Ook kunt u hier login accounts aanmaken voor uw klant. Zij kunnen dan in een door u gepersonaliseerde eigen portal via internet rechtstreeks hun eigen notities beheren.

ScrAntwoordService

Vastleggen van notities

Om notities vast te leggen kunt u gebruik maken van ons standaard inbound belscript, deze herkent automatisch voor welke klant er gebeld wordt en vult het telefoonnummer van de beller automatisch in. U kunt hier de volgende gegevens invullen:
– Gesproken met: Hier kunt u de Naam van de beller, plus zijn contactgegevens invullen
– Kies contactpersoon: Hier kunt u de persoon waarvoor gebeld wordt kiezen
– Actie voor contactpersoon: Hier kunt u aangeven of de contactpersoon de beller moet
terugbellen, mailen of of iets anders.
– Contactpersoon berichten via: Indien een bericht wordt aangenomen kunt u deze vastleggen in de database zodat de contactpersoon deze kan terugzien in zijn eigen klantportaal. Of u stuurt het bericht ook via email of sms (indien u daar een contract voor heeft).
– Notitie voor contactpersoon: Hier kunt u de notitie vastleggen zoals afgesproken met de
beller.
– Interne notitie: Hier kunt u een notitie voor het call center kwijt. De contactpersoon ziet deze notitie niet.
– Via knoppen op het scherm kunt u de vervolg actie vastleggen van de notitie.

ScrAntwrdSrvcScript

 

Klant portal

Voor de antwoordservice is er voor een klant standaard een login beschikbaar. Middels deze login kan de klant bij zijn persoonlijke gegevens en de notities die door het Call Center worden vastgelegd voor deze klant.

Standaard opent het scherm zich op de openstaande notitites van vandaag. Dit scherm laat per status de notities zien en de klant kan deze doorlezen en als afgehandeld markeren. Daarnaast kan de klant een eigen notitie invullen en dezeopen laten staan met een eigen status markering.

Een praktijk voorbeeld: een persoon heeft gebeld voor het maken van een afspraak, deze persoon wordt dan door het autobedrijf gebeld maar heeft op dat moment niet alle informatie voor handen die nodig is voor de afspraak. In het klant notitie veld kan de klant dan de status vastleggen plus wat er met de persoon is afgesproken. Door het klikken op terugbellen zal de oorspronkelijke notitie dan verplaatst worden en blijft openstaan voor afhandelen.

 
ScrAntwrdSrvcKlant

Stay connected with our social network